Um diese Schwierigkeiten zu überwinden, ist es unerlässlich, zwischen zwei Problemkreisen zu unterscheiden. Der erste Problemkreis hat mit dem Verhandlungsinhalt zu tun. Hier geht es um Themen und Fragen, die besprochen und gelöst werden sollen. Der zweite Kreis betrifft den Verhandlungsprozess. Damit ist die Vorgehensweise der Beteiligten gemeint und der daraus resultierende Ablauf der Verhandlung.
Als Prämisse gilt, dass Qualität, Effizienz und Erfolg einer Verhandlung nicht nur von Sachfragen abhängen, sondern gleichermaßen von der Art und Weise, wie die Parteien miteinander verhandeln.
Es ist nicht leicht, sich beim Verhandeln sowohl um den Inhalt ("worüber") als auch um den Prozess ("wie") zu kümmern. Verhandelnde Personen tendieren mehrheitlich dazu, ihr Hauptaugenmerk auf den Inhalt zu lenken. In der Folge wird der Prozess dann vernachlässigt und die Qualität der Verhandlung leidet. Sinn und Zweck von Verhandlungsmanagement ist es, den Parteien zu helfen, einen guten Verhandlungsprozess nahezu automatisch zu durchlaufen, damit sie die inhaltlichen Fragen optimal behandeln und lösen können.